No shows är både frustrerande och kostsamt. Andelen no shows och sena avbokningar ligger mellan 2–10% beroende på bransch.
En no show kan sällan fyllas upp med en ny kund och kostnaden blir därför i många fall dubbel — dels utebliven betalning från kunden som inte dök upp, dels utebliven betalning från en annan kund som hade kunnat boka samma tid.
Enklaste sättet att minska eller helt undvika no shows är att ta betalt i samband med bokning. Om kunden inte dyker upp eller avbokar för sent kan du välja att ta betalt för hela eller delar av besöket.
Glöm inte uppdatera era bokningsvillkor!
Det är viktigt att era bokningsvillkor tydligt anger att kunden behöver betala för en bokning som de avbokar för sent eller inte dyker upp till.
Ni behöver också skriva ut hur lång tid i förväg ett besök behöver avbokas, om ni tar betalt för sen avbokning.
Bokningsvillkor anger ni under Inställningar > Användare > Avancerade inställningar > Bokningsvillkor.
I denna artikel går vi igenom hur ni kan:
Aktivera onlinebetalning
Om du inte redan har aktiverat onlinebetalning behöver du först göra det.
Gå till Admin, välj Betalningar och sedan Betalningsmetoder. Om ni har flera företag på kontot, dubbelkolla att rätt företag är valt och klicka på Lägg till.
Kräv en specifik kund att betala online
Har du en kund som ofta inte dyker upp eller avbokar för sent? Du kan kräva att enskilda kunder betalar när de bokar online.
Gå till Kunder → sök upp kunden → klicka på kundkortet → Ändra info → aktivera Kräv förbetalning online.
Kräv betalning vid onlinebokning för nya kunder
No shows är oftast vanligare bland nya kunder. Ni kan kräva att nya kunder betalar online vid sin första bokning — era stamkunder kan fortfarande betala på plats.
Aktivera förbetalning för nya kunder — steg för steg
Steg 1: Aktivera krävande inloggning vid onlinebokning under Inställningar → Platser → Välj plats → Onlinebokning.
Steg 2 (alternativ A): Aktivera förbetalning för alla nya kunder under Inställningar → Användare → Välj användare → Avancerade inställningar.
Steg 2 (alternativ B): Aktivera förbetalning för nya kunder bara på specifika tjänster under Inställningar → Tjänster → Välj tjänst → Marknadsplats.
Kräv betalning vid onlinebokning av alla kunder
Du kan aktivera förbetalning för alla kunder, antingen på alla tjänster eller på enskilda tjänster.
På alla tjänster: Inställningar → Användare → Välj användare → Avancerade inställningar.
På enskilda tjänster: Inställningar → Tjänster → Välj tjänst → Marknadsplats.
Fakturera uteblivna besök eller sena avbokningar
Om kunden inte betalar online kan kunden utebli utan att du får betalt. Du kan skicka en faktura, men du är inte garanterad inkomst. Vi rekommenderar alltid förbetalning.
För att aktivera fakturering: gå till Admin → Betalningar → Betalningsmetoder och lägg till No show-fakturering.
För att fakturera ett uteblivet besök: välj Nej på Kom kunden och spara.
Klicka upp bokningen igen, välj Gå till kassan och välj No show-faktura som betalsätt. Slutför köpet — vi skickar fakturan till kunden via e-post.
Tänk på att du i regel enbart får ta betalt för de kostnader som det uteblivna besöket orsakat dig, inte eventuellt outnyttjat material.
Följ upp no show-fakturor
Under Administration → Rapporter & export → Fakturor → No show-fakturor kan du följa ärendets utveckling: meddelanden, hur många mail som öppnats, om fakturan är betald m.m.
Du kan dra tillbaka en faktura om t.ex. kunden betalar på plats — gör då ett vanligt felslag.
Det går att fakturera no show upp till 30 dagar efter bokningen.
Obs! Kontrollera att beloppet stämmer med dina bokningsregler och att det bara täcker förlorad arbetstid. Använd Allmänna villkor-fältet under Inställningar → Personal → Ditt namn → Avancerade inställningar för att förtydliga reglerna för kunden.
Kreditera no show-faktura
För att återkalla en no show-faktura gör du ett felslag i kassan:
Gå till Kassa i vänstermenyn.
Klicka på fliken Tidigare inslag.
Hitta inslaget (använd datumknappen om det gäller ett tidigare datum).
Klicka på "..." och välj Felslag.
Du kan inte ändra en redan skickad faktura, men du kan göra ett felslag och sedan skapa en ny betalning.
Ta vidare no show-faktura till inkasso
Det går att ta vidare fakturan till inkasso via chatten. Vi behöver: personnummer och adress till kunden (skriv ned eller skicka skärmbild på kundkortet).
Vi kan inte gå vidare till inkasso om kunden bestridit fakturan. Kontrollera status under Admin → Rapporter & Export → Fakturor → No-show — meddelanden från kunden räknas som bestridan.
Kostnader vid inkasso: 200 kr inkassoavgift. Om kunden betalar får ni tillbaka 180 kr som rabatt på nästa faktura; 20 kr behålls som administrationsavgift. Vi drar 30% på det inkasserade beloppet före utbetalning till er.
Är fakturan under 1 000 kr rekommenderar vi att inte ta den vidare till inkasso, då kostnader kan överstiga fakturabeloppet.
Villkor för tjänsten No show-fakturering
Definitioner
Tjänsten: Den no-show faktureringstjänst som tillhandahålls av Bokadirekt i Stockholm AB, vilken möjliggör för Utövaren att fakturera slutkunder som uteblivit från bokade besök.
Utövaren: Den juridiska eller fysiska person som använder tjänsten för att fakturera slutkunder för uteblivna besök.
Slutkund: Den person som har bokat en tjänst hos Utövaren och som är föremål för no-show fakturering.
Allmänt
Betalningsvillkor: Slutkunden har 15 dagar på sig att betala fakturan. Tre påminnelser skickas automatiskt: den första 7 dagar efter förfallodagen, sedan med 5 dagars mellanrum.
Meddelanden: Eventuella meddelanden från slutkunder visas under No show-fakturor i Administration och Rapporter & Export.
Utövarens åtaganden
Tydligt kommunicera bokningsregler och no-show-avgifter på hemsidan och bokningssidan.
Svara på kontakt från Bokadirekt inom 10 arbetsdagar, annars kan fakturan krediteras.
Använda tjänsten i tydliga fall av uteblivna besök. Upprepade felaktiga fakturor kan leda till att tillgången tas bort.
Hålla e-postadressen korrekt i inställningarna.
Ange korrekt belopp som stämmer med avbokningsreglerna och endast täcker förlorad arbetstid.
Ange kontonummer för utbetalningar under Admin → Betalningar → Utbetalningskonto.
Besvara ett bestridande från slutkund inom 5 arbetsdagar. Om svar uteblir kan Bokadirekt kreditera fakturan.
Bokadirekts åtaganden
Distribuerar fakturan via samarbetspartnern Billogram.
Skickar upp till tre betalningspåminnelser.
Uppdaterar löpande status på no-show-ärenden.
Gör utbetalning av nettobeloppet en gång i veckan på måndagar.
Avgifter och kostnader
Rörlig avgift / success fee: 30% av fakturerat belopp. Utgår endast om slutkund betalar.
Via e-post: Ingen kostnad.
Via brev: 15 kr.
Via SMS: 5 kr.
Återkallande: 50 kr.
Inkassoavgift: 200 kr (180 kr återbetalas som rabatt om kunden betalar; 20 kr behålls).