No shows är både frustrerande och kostsamt. Andelen no shows och sena avbokningar ligger mellan 2-10% beroende på bransch.
En no show kan sällan fyllas upp med en ny kund och kostnaden blir därför i många fall dubbel. Dels utebliven betalning från kunden som inte dök upp och dels utebliven betalning från en annan kund som hade kunnat boka samma tid.
Enklaste sättet att minska eller helt undvika no shows är att ta betalt i samband med bokning. Om kunden inte dyker upp eller avbokar för sent kan du då välja att ta betalt för hela eller delar av besöket.
Glöm inte uppdatera era bokningsvillkor!
Det är viktigt att era bokningsvillkor tydligt anger att kunden behöver betala för en bokning som de avbokar för sent eller inte dyker upp till.
Ni behöver också skriva ut hur lång tid i förväg ett besök behöver avbokas, om ni tar betalt för sen avbokning.
Bokningsvillkor anger ni under Inställningar. Gå till Användare och välj användare. I den övre menyn väljer du Avancerade inställningar och hittar Bokningsvillkor längre ned.
I denna artikel går vi igenom hur ni kan:
Aktivera onlinebetalning
Om du inte redan har aktiverat onlinebetalning behöver du först göra det.
Gå till Admin, välj Betalningar och sedan Betalningsmetoder.
Om ni har flera företag på kontot, dubbelkolla att rätt företag är valt och klicka på Lägg till.
Kräv betalning vid onlinebokning för nya kunder
No shows och sena avbokningar är oftast vanligare bland nya kunder som inte har besökt er tidigare. Ni kan kräva nya kunder att betala online vid sin första bokning för att undvika det. Era stamkunder kommer fortfarande ha möjligheten att betala på plats.
Kunder vars e-postadress aldrig tidigare använts vid en bokning hos er kommer med denna inställning aktiverad inte ges möjlighet att betala på plats när de bokar online.
Om ni vill aktivera förbetalning för nya kunder gör du följande:
Aktivera krävande inloggning vid onlinebokning.
Det görs under Inställningar->Platser->Välj Plats->Onlinebokning.
Sedan behöver ni:
Aktivera förbetalning för alla nya kunder.
Det görs under Inställningar->Användare->Välj användare->Avancerade inställningar.
Eller om ni föredrar:
Aktivera förbetalning för nya kunder bara på specifika tjänster.
Det görs under Inställningar->Tjänster->Välj tjänst->Marknadsplats.
Kräv betalning vid onlinebokning av alla kunder
Om du upplever ett problem med no shows och inte vill kräva inloggning för att göra en bokning kan du aktivera förbetalning för alla kunder.
Detta går att göra för alla eller enskilda tjänster.
På alla tjänster: aktivera krävande förbetalning per användare.
Det görs under Inställningar->Användare->Välj användare->Avancerade inställningar.
På enskilda tjänster: aktivera krävande förbetalning per tjänst.
Det görs under Inställningar->Tjänster->Välj tjänst->Marknadsplats.
Fakturera uteblivna besök eller sena avbokningar
Om inte kunden betalar online så kan kunden utebli från besöket utan att du får betalt.
Du kan skicka en faktura, men du är fortfarande inte garanterad inkomst.
Vi rekommenderar alltid förbetalning (som finns beskrivet ovan).
För att kunna fakturera för uteblivet besök så går du till Admin och väljer Betalningar. Välj Betalningsmetoder, så kan du lägga till No show-fakturering i listan.
För att sedan faktuera ett uteblivet besök så väljer du Nej på Kom kunden och Sparar.
Nu kan du klicka upp bokningen igen och välja att Ta betalt. No show-faktura finns bland betalsätten. Slutför köpet, så skickar vi fakturan till kunden via e-post.
Följ upp no show-fakturor
Uppföljning
Under Administration > Rapporter & export > Fakturor > No show-fakturor kan du sen följa ärendets utveckling. Eventuella meddelanden mellan oss och din kund, hur många mail som nått fram/öppnats, om behandlingen är betald etc.
Du kan även välja att dra tillbaka en faktura om ex. kunden betalar beloppet på plats hos dig. För att göra detta gör man ett vanligt felslag.
Obs! Kom ihåg att det är upp till dig att kontrollera att beloppet som skall faktureras överensstämmer med dina bokningsregler. Använd med fördel Allmänna villkor-fältet under Inställningar>Personal>Ditt namn>Avancerade inställningar för att förtydliga för kund vilka regler som gäller. Vid användning av Allmäna villkor-fältet måste kunden bocka i en checkbox att de godkänner dina villkor innan deras bokning kan genomföras.
Villkor för tjänsten No show-fakturering:
ALLMÄNT
Betalningsvillkor: Betalningsvillkor för slutkunder är 15 dagar. Efter passerat förfallodatum så skickas automatiskt tre påminnelser på kravet. Första påminnelsen skickas 7 dagar efter dom 15 dagarna passerat, sedan skickas påminnelse 2 och 3 med 5 dagars mellanrum. På sista påminnelsen informerar vi kunden om att detta är den sista som kommer skickas och betalas inte den kan ärendet komma att gå vidare till Inkasso. Om ni sedan vill ta kravet vidare för inkassoåtgärd så behöver ni meddela oss.
Meddelanden: Eventuella meddelanden från kund visas under No show-fakturor under Administration och Rapporter & Export. Välj rapporten No show-fakturor.
DINA ÅTAGANDEN
Bokningsregler: Du ansvarar för att tydligt kommunicera dina bokningsregler samt att avgift debiteras vid No-Show på din hemsida, bokningssida och bokningsbekräftelse.
Kontakt: Du ansvarar för att svara om Bokadirekt kontaktar dig kring ärendet. Kontakten sker via e-post och om svar uteblivit efter 10 arbetsdagar så förbehåller Bokadirekt sig rätten att kreditera fakturan.
Tvist: Tänk på att nyttja tjänsten i tydliga fall av uteblivna besök. Bokadirekt kan vid tvist kring faktura på eget bevåg avsluta ett fakturaärende ifall detta är högst ifrågasättbart eller strider mot rådande uppförandekod.
Missbruk av tjänsten: Missbruk av tjänsten (t.ex. upprepade utskick av fakturor som ej berör uteblivna besök) kan leda till att tillgång till no show-fakturering tas bort.
Kontaktuppgifter: Du ansvarar för att kontaktuppgifterna (e-postadressen) i inställningarna för företaget och användaren är korrekta. Du kan se dessa under Inställningar, där du väljer Användare eller Företag och sedan klickar på användaren eller företaget.
Underlag: Du ansvarar för att fakturan är skickad under korrekt omständigheter.
Detta behöver uppfyllas:
1. Kunden uteblev från ett bokat besök.
2. Kunden har inte redan betalat avgiften för besöket.
3. Kunden har inte avbokat tiden (med undantag för sen avbokning, om villkorat).
4. Kunden måste vara myndig.
Om Bokadirekt får in underlag där det tydligt framgår att fakturan är felaktigt utskickad så förbehåller Bokadirekt sig rätten att kreditera fakturan och debitera 50kr för felaktig No-Show.
Belopp: Du ansvarar för att ange det belopp (i kronor) som ska faktureras. Beloppet ska stämma överens med dina bokningsregler. Tänk även på att endast fakturera för förlorad arbetstid och inte för eventuella materialkostnader.
Beställning: Fakturering av No show-avgift sker genom att först markera bokningen som "Kom ej", därefter klicka på ”Ta betalt” och till sist slutföra köpet med betalsättet "No-show faktura".
Kontonummer: Ange det banknummer dit utbetalning ska ske genom att gå till Admin. Välj Betalningar och sedan Utbetalningskonto.
BOKADIREKTS ÅTAGANDEN
Distribution: Bokadirekt distribuerar fakturan för No-Showavgift till kunder vars bokning blivit No-Show-markerade, med Bokadirekt som avsändare, genom vår samarbetspartner Billogram.
Påminnelser: Om fakturan inte betalas skickas automatiskt betalningspåminnelse till slutkund (upp till tre påminnelser).
Status på ärenden: Bokadirekt uppdaterar löpande status på No-Show-ärenden och eventuella meddelanden från Slutkund i No-Show-listan, under Administration > Rapporter > No-show.
Utbetalningar: När en betalning från slutkund är inkommen gör Bokadirekt en utbetalning av nettobeloppet till angivet utbetalningskonto (anges under Inställningar > Företag > Betalsätt). Utbetalningar görs en gång i veckan på måndagar men kan ses på kontot någon dag senare beroende på ens bank.
AVGIFTER
Inga fasta avgifter: Du betalar ingen fast avgift för tjänsten. En fakturaavgift om 50 kronor påförs dock fakturan till slutkund.
Rörlig avgift: Kostnad uppstår endast när en No-Show-faktura betalas. En rörlig avgift motsvarande 30% av ert fakturerade belopp dras då ifrån det nettobeloppet innan utbetalning.
No show-fakturor via e-post: E-post är ordinarie leveranssätt och debiteras ej ytterligare.
No show via brev: 15 kronor
No show via sms: 5 kronor
Återkallande: Att återkalla en faktura medför en kostnad på 50 kronor. För att återkalla görs ett vanligt felslag.
Inkasso: Vid inkassoåtgärd kan extra avgifter, såsom inkassoavgift (200:- fast avgift) och efterbevakning tillkomma. Ytterligare avgifter står man själv för om kunden och du som utövare inte kommer överens och man väljer att gå vidare till domstol. Avgifter och Villkor som gäller från och med 2018-10-01. Klicka här för att se avgifter och villkor som gällde till och med 2018-09-30.