Bokadirekts lönesystem är programmerat efter frisöravtalet. Du som frångår avtal har själv ansvar för att inställningar stämmer.
Kontrollera att du som ska köra lön har behörighet
Detta gör du inne på Inställningar > Användare > Behörigheter.
Tänk på att inte spara lösenord i webbläsaren på jobbdatorn. Det är en omställning att jobba molnbaserat och det är lockande att göra det bekvämt, men det kan bli väldigt fel om någon obehörig kommer åt lönerna. Fördelen med att vara online är att du kan räkna löner på en annan dator, istället.
Gå in på Inställningar > Användare, och klicka på Person. Gå in på Behörigheter och kontrollera att “Se sidan Min Lön” är aktiverat på alla anställda, samt att Lönehantering är avaktiverat. På den som ska skapa löner ska även Lönehantering vara aktiverat.
Kontrollera att alla anställda har personnummer i formatet ååååmmdd-xxxx
Ha underlag från ditt tidigare lönesystem till hands.
Det du behöver från ditt tidigare lönesystem, för varje anställd, är:
Skattetabell eller procent, om den ska vara fast.
Anställningsdatum (och vid provanställning: slutdatum)
Arbetstid i timmar/vecka
Anställningstyp (Behörig/obehörig frisör, elev, receptionist osv)
Ev förmåner
Antal kvarvarande semesterdagar, sparade semesterdagar och semesterlön per dag
ingående semestervärden*
Semestergrundande bruttolön sedan 1 april (obs! ta bort semesterlön)
Semestergrundande frånvaro (i timmar) sedan 1 april
närvaro (i timmar) sedan 1 april
*detta gäller inte om du börjar använda lönesystemet just i april, då är ju dagarna nyss uträknade och den första lönen på nya systemet blir den första på semesterintjäningsåret.
Inställningar du behöver göra på varje anställd.
Du hittar Lön i vänstra menyn.
Under knappen Min lön kommer var och en kunna hämta sin lönespec. Därför är det viktigt att ingen lämnar ut sitt lösenord eller sparar det i webbläsaren.
Under knappen Lönehantering skapar och hanterar man löner samt tar ut lönerapporter.
Gå in på fliken Anställda
Klicka på knappen Skapa löneinställningar på den anställde du vill ändra.
Klicka på Skatter och utbetalning
Arbetsgivaravgiften styrs av personens födelsedatum. Om det inte stämmer- klicka på den lilla pennan så kommer du direkt till personal fliken. Kontrollera att personnummer är i formatet ååååmmdd-xxxx.
Fyll i skatt. Tabell eller, om du väljer Fast skattesats; procent.
Fast skattesats kan vara bra att välja om samma anställd jobbar på fler företag, eller om den anställde har beslut om jämkning från Skatteverket.
Om den anställda vill att det dras en extra summa på skatten för att undvika restskatt så kan du lägga till det i rutan Extra skatt.
Klicka på Beräkningsuppgifter
Fyll i alla rutor så de stämmer för din anställda. Om ni fyller i Annat / Inget avtal så måste du också fylla i högra kolumnen och du har ansvar för att de stämmer.
Semesterdagar ska vara 25, annan siffra gäller bara om ni frångår avtal eller om den anställda inte ska ha semester av någon anledning.
Förmåner
Om den anställda har återkommande förmåner på lönen så kan du fylla i det under Förmåner. Använd Brutto om det är skattepliktig förmån, och Netto om det är ej skattepliktig förmån. Om det handlar om någon enstaka utbetalning, som arbetskläder ex. vis, så är det bättre att lägga till det när du kör lönen istället.
Här finns också en provisions-stege om du vill ge dina anställda en liten extra morot för att få mer i lönekuvertet. Denna är ej enligt avtal.
Se Lön Q&A för mer information om hur den fungerar.
Ingångsvärden för semester
Översta raden (innevarande semesterår): Här fyller du i uppgifter Närvaro, Frånvaro och Bruttolön. Detta kommer läggas till inför nästa års semesterlön. Notera att du inte kan skriva timmarna med decimaler, så du behöver runda av till hela tal.
För in sparade dagar. Lönesystemet kommer ta de äldsta först när den anställde tar ut sparade dagar.
Klicka på Spara
Har du redan räknat ut semesterersättningen?
Du behöver lägga in lönevärdena för innevarande intjäningsår och sparade dagar enligt steget innan men för att lägga in en redan uträknad semester för detta året finns fliken Semester på varje anställd. Klicka på Ändra semestersaldo och lägg in rätt värden.
Här kan du också lägga till obetalda dagar om din anställda byter sitt tjänstetidstillägg mot fem extra semesterdagar.
Obs!
Om du ändrar antalet betalda dagar så kommer kvarvarande saldo fördelas på dem. Du har själv ansvar för att se till om det ska bytas till garantilön eller inte. Om du är osäker på om garantilön ska gälla så kolla med Frisörföretagarna. Är du inte medlem i Frisörföretagarna så kan vi ordna kontakt med redovisningskonsult, se längst ner på denna sida för kontaktuppgifter.
Notera också att sparade dagar enligt avtal alltid ska ha samma ersättning som innevarande år.
Mom 7. Sparad semester
Semesterlön för sparad semesterdag har samma värde som övrig semester det året de tas ut. Sparade semesterdagar som tas ut ska betraktas som intjänade under det närmast föregående intjänandeåret.
Vid hel eller delvis ej semesterlönegrundande frånvaro under intjänandeåret beräknas semesterlön för sparade dagar enligt följande: värdet på sparade semesterdagar utgör som lägst aktuell semesterlönegaranti. Garantibeloppet proportioneras i förhållande till senast kända sysselsättningsgrad.
Detta i denna instruktion behöver ni endast göra innan ni gör första lönen i nya systemet, när ni väl lagt in all info på all personal är det sedan fritt fram att börja göra era löner som vanligt.
Har ni frågor om detta vänligen skriv på chatten så hjälper vi er.
Notera att vi ej svarar på frågor om frisöravtalet!
För avtalsfrågor:
Medlemmar i SFF - Frisörföretagarna: info@frisor.se
EJ medlemmar i SFF - Zenit Redovisning: lon@zenitredovisning.se
Kontaktar ni dessa ovan, vänligen förtydliga alltid att det gäller lönefrågor i Bokadirekt 24-7!